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Secrétaire virtuelle avec IA pour les écoles : tous les appels pris en charge, même pendant les cours.
Elle répond aux appels de la période d’inscriptions, à la mère qui prévient que sa fille ne viendra pas aujourd’hui et à l’élève adulte qui veut passer dans le groupe de l’après-midi. Elle réserve sur votre planning réel des cours, des professeurs et des salles, et ne propose jamais d’heure sans salle libre.
Formule unique : 120 € HT par mois · opérationnel en 1 jour · conseil en intégration gratuit
Dans une école, le téléphone sonne pendant que les professeurs sont en cours et qu’il y a la queue au secrétariat. Voici les quatre appels les plus fréquents de chaque année.
Horaires, tarifs, quel niveau convient à chaque élève ou s’il reste des places dans le groupe de 17 h. L’agent répond avec les informations que vous lui avez fournies et avec les places réellement disponibles dans chaque groupe. Si l’appel aboutit à une inscription, la fiche de l’élève est créée.
L’absence est enregistrée sur la fiche de l’élève sans interrompre le professeur. Le forfait n’est pas affecté : la séance n’est décomptée qu’au pointage de la présence en cours, donc une absence signalée ne coûte aucune séance à l’élève, sauf si vous en décidez autrement.
Beaucoup d’appels viennent de celui qui paie, pas de celui qui suit les cours. L’agent travaille sur la fiche de l’élève et enregistre qui a appelé et depuis quel numéro. Avec les élèves adultes, il identifie leur numéro et leur parle directement.
Un élève veut passer dans le groupe de l’après-midi. L’agent consulte le groupe visé et vérifie qu’il reste une place et qu’une salle est libre à cette heure-là ; sinon, il ne propose pas cette heure. Ce qu’il ne peut pas régler est enregistré comme demande, avec un responsable et une date d’engagement.
Dans l’accueil téléphonique, dans les informations que reçoit votre équipe, dans la configuration et dans la conformité réglementaire.
Il reconnaît l’élève à son numéro et s’adresse à lui par son nom. Il réserve, déplace et annule des cours sur le planning réel, respecte la durée de chacun et ne propose jamais d’heure sans salle libre. Il pose une question à la fois, dicte les numéros de téléphone chiffre par chiffre et épelle les adresses e-mail. Si on l’interrompt, il cesse de parler et écoute. Si on demande à parler à une personne, il transfère l’appel à celle qui est disponible à ce moment-là.
Chaque appel est transcrit tour par tour, avec ce que l’agent a consulté et son temps de réponse. L’agenda a une colonne par professeur et les plages hors horaires signalées : votre secrétariat peut y réserver, mais l’agent ne les propose jamais. Les fiches se créent automatiquement avec leur n° d’élève, les doublons sont fusionnés donnée par donnée et chaque fiche comporte son forfait de séances, ses absences et son risque d’absence.
L’agent est testé avant d’être publié, et le panneau affiche la liste de ce qui manque pour répondre à de vrais appels. La voix peut être celle d’une personne de votre secrétariat, clonée à partir de dix à douze secondes d’enregistrement et avec son consentement exprès. Pour chaque donnée qui provient de l’un de vos systèmes, vous décidez ce que l’agent en fait : il la communique, il ne la communique que si on la lui demande, il confirme les quatre derniers chiffres, il l’utilise pour identifier ou il ne la communique jamais.
Dès le décroché, une annonce indique qu’une intelligence artificielle répond, et elle ne peut pas être désactivée (règlement (UE) 2024/1689, art. 50). L’enregistrement est désactivé par défaut et, si vous l’activez, il ne démarre qu’après la diffusion de l’annonce d’enregistrement. Vous décidez de la durée de conservation des transcriptions, entre sept jours et trois ans. Il existe cinq profils d’accès, particulièrement utiles lorsqu’il y a des mineurs : les profils en consultation seule voient les données sensibles masquées et chaque écoute d’un enregistrement est consignée.
La salle est une ressource avec sa capacité, tout comme le professeur a ses horaires. S’il manque l’un ou l’autre, cette heure n’est jamais proposée par téléphone.
Ce qu’entend le père d’une élève et ce qui est enregistré dans le panneau à la fin de l’appel.
01:02
Bonjour, vous êtes bien à l’école. Vous êtes en ligne avec un assistant virtuel doté d’intelligence artificielle. Comment puis-je vous aider ?
Bonjour. J’appelle pour prévenir que Sofía ne pourra pas aller en cours d’anglais aujourd’hui.
Je vois que vous appelez depuis le numéro enregistré sur la fiche de Sofía Pérez, élève n° 128, qui a cours d’anglais B2 aujourd’hui à 17 h avec Rosa Gil. Souhaitez-vous que j’enregistre son absence ?
Oui, s’il vous plaît. Et dites-moi combien de séances il lui reste sur son forfait.
Il lui reste sept séances sur dix. Le cours d’aujourd’hui ne sera pas décompté, car le forfait n’est décompté qu’au pointage de la présence. J’ai enregistré l’absence, signalée par vous en tant que père de l’élève.
Parfait, merci beaucoup.
Je vous en prie. Si vous souhaitez qu’elle rattrape le cours, je peux regarder quels groupes ont des places libres cette semaine. Cela vous intéresse ?
Pas pour le moment, merci.
Merci de votre appel. Bonne fin d’après-midi.
Sofía Pérez · n° d’élève 128
mardi · Anglais B2 (60 min) · Rosa Gil
7 sur 10, sans décompte
père de l’élève (enregistré sur la fiche)
Dialogue reconstitué pour cette page, avec des noms inventés. Ce n’est l’enregistrement d’aucun appel ni d’aucun élève réel.
Élèves, cours et forfaits de séances. Captures réelles du panneau, sans retouche.
L’agent réserve sur ce planning. Les créneaux bloqués par votre secrétariat ne sont jamais proposés par téléphone, et les heures hors horaires ne peuvent être attribuées que depuis le panneau.
Chaque fiche se crée automatiquement à la réservation du premier cours. Quand deux fiches semblent correspondre à la même personne, le panneau le signale et un membre de l’équipe les fusionne donnée par donnée.
Opérationnel en 1 jour et configuré avec vos groupes, vos professeurs et vos salles.
Chaque séance est décomptée du forfait au pointage de la présence, et non à la réservation ni à la fin du cours. La fiche indique les séances disponibles, celles consommées et quand chacune a été consommée.
Chaque salle a sa capacité et ses horaires, et se réserve en plus du professeur. Sans salle libre, cette heure n’est pas proposée par téléphone.
Chaque professeur a ses heures, ses matières et ses jours de repos. L’agenda affiche une colonne par professeur, et l’agent ne propose jamais les créneaux bloqués.
La fiche appartient à l’élève même si une autre personne appelle en son nom, et il est enregistré qui a appelé et depuis quel numéro. La recherche fonctionne sans accents et le panneau signale les doublons.
Chaque cours conserve le prix en vigueur le jour de sa réservation, même si le tarif augmente ensuite. Vous pouvez envoyer des liens de paiement et encaisser par carte.
Jusqu’à six rappels par cours, avec leur texte et leur heure, et un lien pour que l’élève annule tant qu’il reste de la marge. La fiche conserve les absences et le risque d’absence de chaque élève.
Les réponses aux questions les plus fréquentes avant de demander une démonstration.
Au pointage de la présence en cours. Elle n’est pas décomptée à la réservation ni du simple fait que le cours a eu lieu : une absence signalée ne coûte donc aucune séance à l’élève, sauf si vous en décidez autrement. La fiche indique à tout moment combien de séances il reste, combien ont été utilisées et quand chacune a été consommée.
La fiche appartient à l’élève et l’agent travaille dessus. Quand une autre personne appelle, il est enregistré qui a appelé et depuis quel numéro, et cela peut être consulté ensuite sur la fiche. Les élèves adultes appellent eux-mêmes : l’agent les reconnaît à leur numéro et leur parle directement.
Non. La salle est une ressource avec sa capacité, et elle se réserve en plus du professeur. Si, à cette heure-là, aucune salle n’est libre ou si le professeur n’a pas de créneau, l’agent ne propose pas cette heure, même si on la lui demande. Votre secrétariat, en revanche, peut l’attribuer depuis le panneau, et elle est enregistrée comme attribution manuelle.
Oui. Chaque agent passe par trois phases (brouillon, test et production) et il est testé avant d’être publié. Le panneau affiche la liste de ce qui manque pour pouvoir répondre aux appels : formule d’accueil, instructions, voix, outils, sources et test effectué. Tant qu’il manque l’un de ces éléments, il n’est pas publié.
Une formule unique à 120 € HT par mois, avec 1 000 minutes de conversation incluses. La minute supplémentaire coûte 0,65 € HT. Tout est opérationnel en 1 jour, les intégrations supplémentaires sont prêtes en 3 semaines maximum et le conseil en intégration est gratuit.
Nous configurons la démonstration avec vos cours (durée et prix), les horaires de chaque professeur, les salles avec leur capacité et vos forfaits de séances, puis nous vous montrons l’appel qui en résulte. Nous n’avons besoin d’aucune donnée sur vos élèves.
Formule unique : 120 € HT par mois avec 1 000 minutes incluses · minute supplémentaire 0,65 € HT · opérationnel en 1 jour · conseil en intégration gratuit