Auf dieser Seite
Virtuelles Sekretariat mit KI für Schulen: Jeder Anruf wird angenommen, auch während des Unterrichts.
Das virtuelle Sekretariat nimmt die Anrufe der Anmeldezeit an, ebenso den der Mutter, die meldet, dass ihre Tochter heute nicht teilnimmt, und den des erwachsenen Schülers, der in die Nachmittagsgruppe wechseln möchte. Es bucht in Ihrem echten Plan von Kursen, Lehrkräften und Räumen und bietet nie eine Uhrzeit ohne freien Raum an.
Einheitstarif: 120 € zzgl. MwSt. im Monat · in 1 Tag einsatzbereit · kostenlose Integrationsberatung
In einer Schule klingelt das Telefon, während die Lehrkräfte unterrichten und im Sekretariat eine Schlange steht. Das sind die vier häufigsten Anrufe in jedem Schuljahr.
Zeiten, Preise, welches Niveau zu jedem Schüler passt oder ob in der Gruppe um fünf noch Plätze frei sind. Er antwortet mit den Informationen, die Sie ihm bereitgestellt haben, und mit den Plätzen, die in jeder Gruppe tatsächlich frei sind. Endet der Anruf mit einer Anmeldung, ist die Akte des Schülers angelegt.
Die Abwesenheit wird in der Akte des Schülers erfasst, ohne die Lehrkraft zu unterbrechen. Das Sitzungspaket bleibt unberührt: Die Sitzung wird erst abgezogen, wenn die Anwesenheit im Unterricht eingetragen wird; eine gemeldete Abwesenheit kostet den Schüler also keine Sitzung, es sei denn, Sie entscheiden anders.
Viele Anrufe kommen von denen, die zahlen, nicht von denen, die am Unterricht teilnehmen. Der Agent arbeitet mit der Akte des Schülers und erfasst, wer angerufen hat und von welcher Nummer. Erwachsene Schüler erkennt er an ihrer Telefonnummer und spricht direkt mit ihnen.
Ein Schüler möchte in die Nachmittagsgruppe wechseln. Der Agent sieht sich die gewünschte Gruppe an und prüft, ob dort ein Platz und zu dieser Uhrzeit ein Raum frei ist; wenn nicht, bietet er diese Uhrzeit nicht an. Was er nicht lösen kann, wird als Anfrage mit verantwortlicher Person und zugesagtem Datum erfasst.
Bei der Telefonannahme, bei den Informationen, die Ihr Team erhält, bei der Einrichtung und bei der Einhaltung der Vorschriften.
Er erkennt den Schüler an seiner Nummer und spricht ihn mit Namen an. Er bucht, verschiebt und storniert Kurse im echten Plan, hält die Dauer jedes Kurses ein und bietet nie eine Uhrzeit ohne freien Raum an. Er fragt pro Runde nur eine Sache, nennt Telefonnummern Ziffer für Ziffer und buchstabiert E-Mail-Adressen. Wird er unterbrochen, hört er auf zu sprechen und hört zu. Möchte jemand mit einer Person sprechen, leitet er den Anruf an die Person weiter, die gerade verfügbar ist.
Jeder Anruf wird Runde für Runde transkribiert, mit dem, was der Agent nachgeschlagen hat, und wie lange er für die Antwort brauchte. Der Kalender hat eine Spalte pro Lehrkraft und markiert die Zeitfenster außerhalb der Arbeitszeit: Ihr Sekretariat kann darin buchen, der Agent bietet sie aber nie an. Die Akten entstehen automatisch mit ihrer Schülernummer, Duplikate werden Angabe für Angabe zusammengeführt, und jede Akte enthält ihr Sitzungspaket, ihre Abwesenheiten und ihr Risiko des Nichterscheinens.
Der Agent wird vor der Veröffentlichung getestet, und das Panel zeigt die Liste dessen, was noch fehlt, um echte Anrufe anzunehmen. Die Stimme kann die einer Person aus Ihrem Sekretariat sein, geklont aus zehn oder zwölf Sekunden Aufnahme und mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung. Für jede Angabe aus einem Ihrer Systeme legen Sie fest, was der Agent damit tut: Er teilt sie mit, teilt sie nur auf Nachfrage mit, bestätigt die letzten vier Ziffern, nutzt sie zur Identifizierung oder teilt sie nie mit.
Eine Ansage weist beim Abnehmen darauf hin, dass eine künstliche Intelligenz antwortet, und lässt sich nicht abschalten (Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50). Die Aufzeichnung ist standardmäßig ausgeschaltet und beginnt, wenn Sie sie einschalten, erst nach dem Hinweis auf die Aufzeichnung. Sie legen fest, wie lange die Transkripte aufbewahrt werden, zwischen sieben Tagen und drei Jahren. Es gibt fünf Zugriffsrollen, was besonders wichtig ist, wenn Minderjährige betroffen sind: Wer nur Lesezugriff hat, sieht sensible Daten verborgen, und jedes Anhören einer Aufzeichnung wird protokolliert.
Der Raum ist eine Ressource mit eigener Kapazität, so wie die Lehrkraft ihre Arbeitszeiten hat. Fehlt eines von beiden, wird diese Uhrzeit am Telefon nie angeboten.
Was der Vater einer Schülerin hört und was nach dem Anruf im Panel erfasst ist.
01:02
Guten Tag, Sie haben die Schule angerufen. Sie sprechen mit einem virtuellen Assistenten mit künstlicher Intelligenz. Wie kann ich Ihnen helfen?
Guten Tag. Ich rufe an, um Bescheid zu sagen, dass Sofía heute nicht zum Englischkurs kommen kann.
Ich sehe, dass Sie von der Nummer anrufen, die in der Akte von Sofía Pérez hinterlegt ist, Schülerin Nummer 128; sie hat heute um fünf Englisch B2 bei Rosa Gil. Soll ich ihre Abwesenheit eintragen?
Ja, bitte. Und sagen Sie mir, wie viele Sitzungen ihr vom Paket noch bleiben.
Ihr bleiben sieben von zehn Sitzungen. Die heutige Stunde wird nicht abgezogen, weil das Paket erst beim Eintragen der Anwesenheit belastet wird. Die Abwesenheit ist erfasst, ebenso dass Sie sie als Vater der Schülerin gemeldet haben.
Perfekt, vielen Dank.
Gern geschehen. Wenn die Stunde nachgeholt werden soll, kann ich nachsehen, welche Gruppen diese Woche noch freie Plätze haben. Haben Sie Interesse?
Im Moment nicht, danke.
Danke für Ihren Anruf. Einen schönen Nachmittag noch.
Sofía Pérez · Schülernr. 128
Dienstag · Englisch B2 (60 Min.) · Rosa Gil
7 von 10 Sitzungen, nichts abgezogen
Vater der Schülerin (in der Akte erfasst)
Für diese Seite nachgestellter Dialog mit erfundenen Namen. Es ist keine Aufzeichnung eines echten Anrufs oder eines echten Schülers.
Schüler, Kurse und Sitzungspakete. Echte Screenshots des Panels, unbearbeitet.
Der Agent bucht in diesem Plan. Zeitfenster, die Ihr Sekretariat blockiert, werden am Telefon nie angeboten, und Zeiten außerhalb der Arbeitszeit können nur im Panel vergeben werden.
Jede Akte wird bei der ersten gebuchten Stunde automatisch angelegt. Wenn zwei Akten zur selben Person zu gehören scheinen, weist das Panel darauf hin, und eine Person aus dem Team führt sie Angabe für Angabe zusammen.
In 1 Tag einsatzbereit und mit Ihren Gruppen, Lehrkräften und Räumen eingerichtet.
Jede Sitzung wird beim Eintragen der Anwesenheit vom Paket abgezogen, nicht beim Buchen und nicht am Ende der Stunde. Die Akte zeigt die verfügbaren und die verbrauchten Sitzungen und wann jede verbraucht wurde.
Jeder Raum hat seine Kapazität und seine Zeiten und wird zusätzlich zur Lehrkraft gebucht. Ohne freien Raum wird diese Uhrzeit am Telefon nicht angeboten.
Jede Lehrkraft hat ihre Stunden, ihre Fächer und ihre freien Tage. Der Kalender zeigt eine Spalte pro Lehrkraft, und der Agent bietet blockierte Zeitfenster nie an.
Die Akte gehört dem Schüler, auch wenn eine andere Person in seinem Namen anruft, und es wird erfasst, wer es war und von welcher Nummer. Die Suche funktioniert auch ohne Akzente, und das Panel weist auf Duplikate hin.
Jeder Kurs behält den Preis, der am Tag der Buchung galt, auch wenn der Tarif später steigt. Sie können Zahlungslinks verschicken und per Karte kassieren.
Bis zu sechs Erinnerungen pro Kurs, jeweils mit eigenem Text und eigener Uhrzeit, und ein Link, über den der Schüler absagen kann, solange noch Zeit ist. Die Akte speichert die Abwesenheiten und das Risiko des Nichterscheinens jedes Schülers.
Antworten auf die häufigsten Fragen, bevor Sie eine Demo anfragen.
Wenn die Anwesenheit im Unterricht eingetragen wird. Nicht beim Buchen und nicht schon dadurch, dass der Kurs stattgefunden hat; eine gemeldete Abwesenheit kostet den Schüler also keine Sitzung, es sei denn, Sie entscheiden anders. Die Akte zeigt jederzeit, wie viele Sitzungen übrig sind, wie viele genutzt wurden und wann jede verbraucht wurde.
Die Akte gehört dem Schüler, und der Agent arbeitet damit. Ruft eine andere Person an, wird erfasst, wer es war und von welcher Nummer, und das lässt sich danach in der Akte nachsehen. Erwachsene Schüler rufen selbst an: Der Agent erkennt sie an ihrer Nummer und spricht direkt mit ihnen.
Nein. Der Raum ist eine Ressource mit eigener Kapazität und wird zusätzlich zur Lehrkraft gebucht. Ist zu dieser Uhrzeit kein Raum frei oder hat die Lehrkraft keine Zeit, bietet der Agent diese Uhrzeit nicht an, auch wenn danach gefragt wird. Ihr Sekretariat kann sie im Panel dennoch zuweisen, und sie wird als manuelle Zuweisung erfasst.
Ja. Jeder Agent durchläuft drei Phasen (Entwurf, Test und Produktion) und wird vor der Veröffentlichung getestet. Das Panel zeigt die Liste dessen, was noch fehlt, um Anrufe annehmen zu können: Begrüßung, Anweisungen, Stimme, Werkzeuge, Quellen und der durchgeführte Test. Solange eines dieser Elemente fehlt, wird er nicht veröffentlicht.
Ein Einheitstarif von 120 € zzgl. MwSt. im Monat mit 1.000 Gesprächsminuten inklusive. Jede zusätzliche Minute kostet 0,65 € zzgl. MwSt. In 1 Tag ist alles einsatzbereit, zusätzliche Integrationen sind in höchstens 3 Wochen fertig, und die Integrationsberatung ist kostenlos.
Wir richten die Demo mit Ihren Kursen (Dauer und Preis), den Arbeitszeiten jeder Lehrkraft, den Räumen mit ihrer Kapazität und Ihren Sitzungspaketen ein und zeigen Ihnen den Anruf, der sich daraus ergibt. Daten Ihrer Schüler brauchen wir nicht.
Einheitstarif: 120 € zzgl. MwSt. im Monat mit 1.000 Minuten inklusive · zusätzliche Minute 0,65 € zzgl. MwSt. · in 1 Tag einsatzbereit · kostenlose Integrationsberatung