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Réceptionniste virtuelle avec IA pour cliniques : tous les appels pris en charge et l’agenda toujours à jour.
Elle répond immédiatement aux appels que votre accueil ne peut pas prendre : le patient qui veut déplacer son contrôle de jeudi, celui qui demande s’il doit venir à jeun ou celui qui appelle à 22 h. Elle donne les rendez-vous sur votre agenda réel, respecte la durée de chaque prestation et ne propose jamais de créneau qui n’existe pas.
Formule unique : 120 € HT par mois · opérationnel en 1 jour · conseil en intégration gratuit
L’accueil d’une clinique s’occupe à la fois du patient présent et du téléphone, et des appels finissent par être perdus. Voici les quatre plus fréquents.
Le patient appelle parce qu’il a mal et veut être reçu aujourd’hui. L’agent consulte les créneaux réellement libres du praticien qui le suit et, s’il n’en reste aucun, ouvre une demande urgente avec un responsable et un délai. Vous définissez dans les instructions ce que l’agent ne doit pas faire, comme donner un conseil médical, et dans quels cas il doit transférer l’appel à une personne.
L’agent reconnaît le numéro du patient, confirme son identité avant de parler du rendez-vous et lui propose deux horaires disponibles, en respectant la durée de la prestation. Les rappels de l’ancien rendez-vous sont annulés et les nouveaux sont programmés automatiquement.
Horaires, tarifs, où se garer, s’il faut venir à jeun ou quoi apporter le premier jour. Il répond avec les informations que vous lui avez fournies, et ce que vous préférez ne pas communiquer est marqué comme contenu réservé : l’agent en dispose, mais ne le divulgue pas.
Le patient annule depuis le lien du rappel, sans avoir besoin d’appeler. Le créneau revient immédiatement dans l’agenda et devient disponible pour le patient suivant.
Dans l’accueil téléphonique, dans les informations que reçoit votre équipe, dans la configuration et dans la conformité réglementaire.
Il reconnaît le patient à son numéro et s’adresse à lui par son nom. Il donne, déplace et annule des rendez-vous sur l’agenda réel, respecte la durée de chaque prestation et ne propose pas de créneau qui n’existe pas. Il pose une question à la fois, dicte les numéros de téléphone chiffre par chiffre et, si on l’interrompt, il cesse de parler et écoute. Si on demande à parler à une personne, il transfère l’appel à celle qui est disponible à ce moment-là.
Chaque appel est transcrit tour par tour, avec ce que l’agent a consulté, son temps de réponse et s’il a été interrompu. L’agenda a une colonne par praticien et les plages hors horaires signalées, où votre équipe peut donner des rendez-vous et que l’agent ne propose jamais. Les fiches se créent automatiquement avec leur n° de dossier, et quand deux fiches semblent correspondre à la même personne, le panneau le signale pour les fusionner donnée par donnée.
L’agent est testé avant d’être publié, et le panneau affiche la liste de ce qui lui manque pour répondre à de vrais appels. La voix peut être celle de votre réceptionniste, clonée à partir de dix à douze secondes d’enregistrement et avec son consentement exprès. Pour chaque donnée qui provient de l’un de vos systèmes, vous décidez ce que l’agent en fait : il la dit, il ne la dit que si on la lui demande, il confirme les quatre derniers chiffres, il l’utilise pour identifier ou il ne la communique jamais.
Dès le décroché, une annonce indique qu’une intelligence artificielle répond, et elle ne peut pas être désactivée (règlement (UE) 2024/1689, art. 50). L’enregistrement est désactivé par défaut et, si vous l’activez, il ne commence qu’une fois l’annonce d’enregistrement diffusée. Vous fixez la durée de conservation des transcriptions, entre sept jours et trois ans. Il existe cinq profils d’accès : les profils en consultation seule voient les données sensibles masquées, et chaque écoute d’un enregistrement est consignée.
Les créneaux bloqués par votre équipe ne sont jamais proposés par téléphone. En dehors des horaires, vous pouvez donner des rendez-vous, mais l’agent ne propose pas cet horaire, même si on le lui demande.
Ce qu’entend le patient et ce qui est enregistré dans le panneau à la fin de l’appel.
01:04
Bonjour, vous êtes bien au cabinet. Vous êtes en ligne avec un assistant virtuel doté d’intelligence artificielle. Comment puis-je vous aider ?
Bonjour. J’appelais pour déplacer mon contrôle de jeudi, je dois partir en voyage.
Bien sûr. Vous appelez depuis le numéro enregistré dans la fiche de Lucía Martín. Êtes-vous la patiente ?
Oui, c’est moi.
Merci. Vous avez un contrôle le jeudi 18 à 9 h 30 avec la docteure López. Est-ce le rendez-vous que vous souhaitez modifier ?
Oui, celui-là.
Je peux vous proposer le mardi 23 à 10 h ou le mercredi 24 à 17 h 15, tous deux avec la docteure López. Lequel préférez-vous ?
Le mercredi après-midi.
Parfait. Votre contrôle est déplacé au mercredi 24 à 17 h 15 avec la docteure López. Je vous enverrai un lien au cas où vous auriez besoin de l’annuler. Puis-je vous aider pour autre chose ?
Non, merci.
Merci de votre appel. Bonne journée.
Lucía Martín · n° de dossier 3 · identité confirmée
mer. 24, 17:15 · Contrôle (30 min) · Dr López
4, avec lien d’annulation
aucun accès pour l’agent
Dialogue reconstitué pour cette page, avec des noms inventés. Ce n’est l’enregistrement d’aucun appel ni d’aucun patient réel.
Patients, rendez-vous et n° de dossier. Captures réelles du panneau, sans retouche.
L’agent ne propose que ce qui est libre dans la colonne de ce praticien. Les créneaux bloqués par votre équipe ne sont jamais proposés par téléphone.
Alertes cliniques, dossier médical et échelles d’évaluation. En haut, on lit qui peut les voir : le propriétaire, l’éditeur et le praticien associé.
Opérationnel en 1 jour et configuré avec vos prestations, vos praticiens et vos horaires.
Une entrée du dossier ne se modifie pas et ne se supprime pas. S’il faut la corriger, on en ajoute une autre qui renvoie à celle qui est corrigée, et les deux restent visibles avec leur date et leur auteur.
Allergies, traitements, antécédents, mobilité réduite ou tuteur légal. Elles s’affichent en rouge à l’ouverture de la fiche et ne sont visibles que par le propriétaire, l’éditeur et le praticien associé.
Questionnaires notés sur la douleur, l’anxiété ou la qualité de vie, avec leur résultat enregistré dans la fiche et la comparaison avec la consultation précédente.
La fiche se crée automatiquement à la prise du rendez-vous. La recherche fonctionne sans accents et le panneau signale quand deux fiches semblent correspondre à la même personne, pour les fusionner donnée par donnée.
Jour, semaine et mois, une colonne par médecin et un glisser-déposer pour déplacer un rendez-vous. Les salles de soins et les cabines se réservent à part, comme ressources, en plus de l’agenda.
Jusqu’à six rappels par rendez-vous, avec leur texte et leur heure, et un lien pour que le patient annule tant qu’il reste de la marge. La fiche conserve le risque d’absence de chaque patient.
Les réponses aux questions les plus fréquentes avant de demander une démonstration.
Non. Les données de santé sont conservées chiffrées dans la fiche et ne sont transmises ni à l’agent ni à aucun modèle d’intelligence artificielle. Pour donner un rendez-vous, l’agenda, les prestations et le numéro de l’appelant lui suffisent. Pour chaque donnée qui provient de l’un de vos systèmes, vous décidez si l’agent la dit, s’il ne la dit que si on la lui demande, s’il confirme les quatre derniers chiffres, si elle lui sert uniquement à identifier la personne ou s’il ne la communique jamais.
Oui. Dès le décroché, il entend une annonce qui le lui indique, conformément au règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle (art. 50). Elle ne peut pas être désactivée : sans elle, le standard ne prend pas l’appel. Si le patient préfère parler à une personne, l’agent transfère l’appel à celle qui est disponible à ce moment-là.
Seulement si vous l’activez : l’enregistrement est désactivé par défaut et ne démarre qu’après la diffusion de l’annonce d’enregistrement. Vous décidez de la durée de conservation des transcriptions, entre sept jours et trois ans ; les enregistrements sans durée définie sont supprimés au bout de trente jours. Chaque fois que quelqu’un écoute un enregistrement, le système consigne qui l’a écouté et quand.
Avec tout logiciel de gestion médicale doté d’une API : l’intégration est prête en 3 semaines maximum et le conseil en intégration est gratuit. Nous disposons déjà de connecteurs pour HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive et Odoo, entre autres. Les données qui changent fréquemment sont consultées pendant l’appel, sans en conserver de copie. La synchronisation avec Google Calendar et Microsoft 365 n’est pas encore disponible ; aujourd’hui, l’agenda de référence est celui du panneau.
Une formule unique à 120 € HT par mois, avec 1 000 minutes de conversation incluses. La minute supplémentaire coûte 0,65 € HT. Tout est opérationnel en 1 jour, les intégrations supplémentaires sont prêtes en 3 semaines maximum et le conseil en intégration est gratuit.
Nous configurons la démonstration avec vos prestations (durée et prix), les horaires de chaque praticien et les informations que vous souhaitez que l’agent fournisse, puis nous vous montrons l’appel qui en résulte. Nous n’avons besoin d’aucune donnée sur vos patients.
Formule unique : 120 € HT par mois avec 1 000 minutes incluses · minute supplémentaire 0,65 € HT · opérationnel en 1 jour · conseil en intégration gratuit