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Receptionist virtuale con IA per officine: tutte le chiamate gestite senza interrompere il lavoro.
Pensata per le officine meccaniche: risponde alle chiamate mentre i Suoi tecnici lavorano, che si tratti di appuntamenti per il tagliando, domande sullo stato di una riparazione o richieste di preventivo. Conferma il veicolo e la targa con la scheda del cliente e non propone mai un orario senza un box libero.
Piano unico: 120 € + IVA al mese · operativo in 1 giorno · consulenza di integrazione gratuita
In un’officina il telefono squilla mentre tutto il team sta lavorando. Queste sono le quattro chiamate più frequenti.
È la chiamata più frequente in un’officina. Se il gestionale dell’officina è collegato, l’agente consulta lo stato della riparazione in tempo reale e lo comunica al cliente. Altrimenti prende nota e apre una richiesta con responsabile e data promessa, perché il cliente riceva una risposta nei tempi previsti.
Il cliente chiama per prendere un appuntamento. L’agente lo identifica dal numero, consulta i veicoli della sua scheda e conferma quale porterà, con la targa ad alta voce. Ogni servizio occupa la sua durata reale, e propone solo orari con tecnico e box disponibili.
La descrizione del cliente resta registrata con le sue stesse parole, senza riassunti incompleti. Si apre una richiesta con la sua priorità e la sua scadenza, e il tecnico legge la descrizione prima di controllare il veicolo.
I ponti sollevatori e i box si prenotano come risorse. Se a quell’ora sono tutti occupati, l’agente non la propone anche se insistono. Quando un orario si libera, torna disponibile per il cliente successivo.
Nella risposta telefonica, nelle informazioni che riceve il Suo team, nella configurazione e nella conformità normativa.
Identifica il cliente dal numero, consulta i veicoli della sua scheda e conferma ad alta voce il veicolo e la targa prima di proporre un orario. Prenota, sposta e annulla appuntamenti sull’agenda reale e propone solo orari con tecnico e box liberi. Dice le targhe lettera per lettera e i numeri di telefono cifra per cifra, e se viene interrotto smette di parlare e ascolta. Se chiedono di parlare con una persona, trasferisce la chiamata a chi è disponibile in quel momento.
Ogni chiamata resta trascritta turno per turno, con ciò che l’agente ha consultato e quanto ha impiegato a rispondere. L’agenda ha una colonna per tecnico, e i ponti sollevatori e i box si prenotano a parte, come risorse. Ciò che non si risolve nella chiamata passa alla casella delle richieste, con un responsabile e una data promessa che assegna il sistema: quattro ore se è urgente, ventiquattro se è alta, settantadue se è normale e sette giorni se è bassa.
L’agente si prova prima di pubblicarlo, e il pannello mostra l’elenco di ciò che manca per poter rispondere a chiamate reali. La voce può essere quella della Sua receptionist, clonata con dieci o dodici secondi di registrazione e con il suo consenso esplicito. Per ogni dato che arriva dal Suo gestionale d’officina, Lei decide cosa ne fa l’agente: lo dice, lo dice solo se glielo chiedono, conferma le ultime quattro cifre, lo usa per identificare o non lo comunica mai.
Appena si risponde, un annuncio avvisa che a rispondere è un’intelligenza artificiale, e non può essere disattivato (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50). La registrazione è disattivata per impostazione predefinita e, se la attiva, non inizia finché non è stato emesso l’avviso di registrazione. Lei decide il periodo di conservazione delle trascrizioni, tra sette giorni e tre anni. Ci sono cinque profili di accesso: chi ha solo accesso in consultazione vede i dati sensibili oscurati e ogni ascolto di una registrazione viene tracciato.
Il box e il ponte sollevatore sono risorse con un proprio orario, come ogni tecnico. Se non c’è un tecnico o una risorsa libera, l’agente non propone quell’orario.
Ciò che sente il cliente e ciò che resta registrato nel pannello al termine della chiamata.
01:01
Buongiorno, ha chiamato l’officina. Le risponde un assistente virtuale con intelligenza artificiale. Come posso aiutarla?
Buongiorno. Volevo portare la macchina per il tagliando.
Con piacere, signor Arenas. Nella Sua scheda risultano due veicoli: una Seat León, targa 1234 ABC, e una Renault Clio, targa 5678 BCD. Quale dei due porterà?
La León.
Il tagliando dei 60.000 chilometri richiede circa due ore con il ponte sollevatore. Posso proporle martedì 15 alle nove o giovedì 17 alle undici e mezza. Quale giorno preferisce?
Martedì.
Confermato: martedì 15 alle nove, Seat León 1234 ABC, con Javier Ruiz al box 2. Le invierò un link nel caso dovesse annullarlo. Posso aiutarla in qualcos’altro?
No, grazie.
Grazie per aver chiamato, signor Arenas. Buona giornata.
Miguel Arenas · 2 veicoli
Seat León · 1234 ABC
mar 15, 09:00 · Tagliando dei 60.000 km (2 h) · Box 2
Javier Ruiz
Dialogo ricreato per questa pagina, con nomi e targhe inventati. Non è la registrazione di nessuna chiamata reale.
Clienti, tecnici e riparazioni. Schermate reali del pannello, senza ritocchi.
Ogni richiesta che l’agente non può risolvere resta registrata qui, con responsabile e data promessa. Le più vicine alla scadenza compaiono per prime.
Ciò che ha detto il cliente, ciò che ha risposto l’agente, quanto ha impiegato ogni risposta e cosa ha consultato per rispondere. Se la chiamata non è stata registrata, il pannello lo indica.
Operativo in 1 giorno e configurato con i Suoi servizi, tecnici e box.
Ogni box e ogni ponte sollevatore ha il suo orario e si prenota oltre al tecnico. Senza un box libero, quell’orario non viene proposto al telefono.
Ogni tecnico ha il suo orario, le sue specialità e i suoi giorni liberi, e l’agenda mostra una colonna per tecnico.
Marca, modello e targa di ogni veicolo. L’agente li legge dalla scheda e conferma quale porterà il cliente prima di proporre un orario; se il cliente è nuovo, la scheda si crea automaticamente.
Ciò che non si risolve nella chiamata resta come richiesta con responsabile e data promessa: quattro ore se è urgente, ventiquattro se è alta, settantadue se è normale e sette giorni se è bassa.
Ogni appuntamento conserva il prezzo che aveva il servizio il giorno in cui è stato prenotato, anche se poi la tariffa cambia.
L’agente invia link di pagamento e incassa con carta durante la chiamata. Della carta si conservano solo le ultime quattro cifre.
Risposte ai dubbi più frequenti prima di richiedere una dimostrazione.
Dalla scheda del cliente, che contiene i suoi veicoli con marca, modello e targa. L’agente riconosce il numero da cui chiamano, legge le auto della scheda e, se ce n’è più di una, chiede quale porterà e la conferma ad alta voce prima di dare l’orario. Se il cliente è nuovo, la scheda si crea automaticamente con ciò che dice.
No. I box e i ponti sollevatori si aggiungono come risorse con il loro orario, e un appuntamento richiede tecnico e risorsa insieme. Se manca uno dei due, quell’orario non viene proposto, anche se lo richiedono. Il Suo team invece può assegnarlo dal pannello, e resta registrato come assegnazione manuale.
Comunica il prezzo dei servizi presenti nel Suo listino, con l’importo esatto. Se una riparazione non è a listino, non inventa il prezzo: registra ciò che descrive il cliente e apre una richiesta con responsabile e data promessa perché il Suo team lo richiami con il preventivo.
Invia link di pagamento e incassa con carta durante la chiamata, e l’incasso resta registrato nel pannello con la sua causale e il suo stato. Della carta si conservano solo le ultime quattro cifre, e le credenziali del Suo gateway di pagamento sono conservate cifrate in una cassaforte e non vengono mai inviate al browser.
Piano unico da 120 € + IVA al mese, con 1.000 minuti di conversazione inclusi. Il minuto aggiuntivo costa 0,65 € + IVA. Lo rendiamo operativo in 1 giorno, le integrazioni aggiuntive sono pronte in un massimo di 3 settimane e la consulenza di integrazione è gratuita.
Configuriamo la dimostrazione con i Suoi servizi (durata e prezzo), l’orario di ogni tecnico, i Suoi box e ponti sollevatori e le informazioni che desidera che l’agente fornisca, e Le mostriamo la chiamata risultante. Non ci serve alcun dato dei Suoi clienti.
Piano unico: 120 € + IVA al mese con 1.000 minuti inclusi · minuto aggiuntivo 0,65 € + IVA · operativo in 1 giorno · consulenza di integrazione gratuita