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Receptionist virtuale con IA per cliniche: tutte le chiamate gestite e l’agenda sempre aggiornata.
Risponde subito alle chiamate che la Sua reception non riesce a gestire: il paziente che vuole spostare il controllo di giovedì, quello che chiede se deve presentarsi a digiuno o quello che chiama alle dieci di sera. Fissa gli appuntamenti sulla Sua agenda reale, rispetta la durata di ogni servizio e non propone mai un orario libero che non esista.
Piano unico: 120 € + IVA al mese · operativo in 1 giorno · consulenza di integrazione gratuita
La reception di una clinica segue allo stesso tempo il paziente presente e il telefono, e le chiamate finiscono per andare perse. Queste sono le quattro più frequenti.
Il paziente chiama con dolore e vuole essere visitato oggi. L’agente consulta gli orari liberi reali del professionista che lo segue e, se non ne resta nessuno, apre una richiesta urgente con responsabile e scadenza. Lei definisce nelle istruzioni ciò che l’agente non deve fare, come dare consigli medici, e in quali casi deve trasferire la chiamata a una persona.
L’agente riconosce il numero del paziente, ne conferma l’identità prima di parlare dell’appuntamento e gli propone due orari disponibili, rispettando la durata del servizio. I promemoria dell’appuntamento precedente vengono annullati e quelli nuovi vengono programmati automaticamente.
Orari, prezzi, dove parcheggiare, se bisogna presentarsi a digiuno o cosa portare il primo giorno. Risponde con le informazioni che Lei gli ha fornito, e ciò che preferisce non comunicare viene contrassegnato come contenuto riservato: l’agente ne dispone, ma non lo divulga.
Il paziente annulla dal link del promemoria, senza bisogno di chiamare. L’orario torna subito in agenda e resta disponibile per il paziente successivo.
Nella risposta telefonica, nelle informazioni che riceve il Suo team, nella configurazione e nella conformità normativa.
Riconosce il paziente dal numero e si rivolge a lui per nome. Fissa, sposta e annulla appuntamenti sull’agenda reale, rispetta la durata di ogni servizio e non propone un orario libero che non esista. Fa una domanda per turno, detta i numeri di telefono cifra per cifra e, se viene interrotto, smette di parlare e ascolta. Se gli chiedono di parlare con una persona, trasferisce la chiamata a chi è disponibile in quel momento.
Ogni chiamata resta trascritta turno per turno, con ciò che l’agente ha consultato, quanto ha impiegato a rispondere e se è stato interrotto. L’agenda ha una colonna per professionista e le fasce fuori orario segnalate, in cui il Suo team può fissare appuntamenti e che l’agente non propone mai. Le schede si creano automaticamente con il loro numero di cartella, e quando due sembrano la stessa persona il pannello avvisa per unirle dato per dato.
L’agente si prova prima di pubblicarlo, e il pannello mostra l’elenco di ciò che gli manca per poter rispondere a chiamate reali. La voce può essere quella della Sua receptionist, clonata con dieci o dodici secondi di registrazione e con il suo consenso esplicito. Per ogni dato che arriva da un Suo sistema, Lei decide cosa ne fa l’agente: lo dice, lo dice solo se glielo chiedono, conferma le ultime quattro cifre, lo usa per identificare o non lo comunica mai.
Appena si risponde, un annuncio avvisa che a rispondere è un’intelligenza artificiale, e non può essere disattivato (Regolamento (UE) 2024/1689, art. 50). La registrazione è disattivata per impostazione predefinita e, se la attiva, non inizia finché non è stato emesso l’avviso di registrazione. Lei decide il periodo di conservazione delle trascrizioni, tra sette giorni e tre anni. Ci sono cinque profili di accesso: chi ha solo accesso in consultazione vede i dati sensibili oscurati e ogni ascolto di una registrazione viene tracciato.
Le fasce che il Suo team blocca non vengono mai proposte al telefono. Fuori orario può fissare appuntamenti Lei, ma l’agente non propone quell’orario anche se glielo chiedono.
Ciò che sente il paziente e ciò che resta registrato nel pannello al termine della chiamata.
01:04
Buongiorno, ha chiamato lo studio. Le risponde un assistente virtuale con intelligenza artificiale. Come posso aiutarLa?
Buongiorno. Chiamavo per spostare il controllo che ho giovedì, perché mi è capitato un viaggio.
Certamente. Lei sta chiamando dal numero registrato nella scheda di Lucía Martín. È Lei la paziente?
Sì, sono io.
Grazie. Ha un controllo giovedì 18 alle nove e mezza con la dottoressa López. È l’appuntamento che desidera spostare?
Proprio quello.
Posso offrirLe martedì 23 alle dieci o mercoledì 24 alle cinque e un quarto del pomeriggio, entrambi con la dottoressa López. Quale preferisce?
Mercoledì pomeriggio.
Perfetto. Il Suo controllo è spostato a mercoledì 24 alle cinque e un quarto del pomeriggio con la dottoressa López. Le invierò un link nel caso dovesse annullarlo. Posso aiutarLa in qualcos’altro?
No, grazie.
Grazie per aver chiamato. Buona giornata.
Lucía Martín · n. cartella 3 · identità confermata
mer 24, 17:15 · Controllo (30 min) · Dott.ssa López
4, con link per annullare
nessun accesso da parte dell’agente
Dialogo ricreato per questa pagina, con nomi inventati. Non è la registrazione di nessuna chiamata né di nessun paziente reale.
Pazienti, appuntamenti e numero di cartella. Schermate reali del pannello, senza ritocchi.
L’agente propone solo ciò che è libero nella colonna di quel professionista. Le fasce che il Suo team blocca non vengono mai proposte al telefono.
Avvisi clinici, cartella e scale di valutazione. In alto si legge chi può vederli: il titolare, l’editor e il professionista collegato.
Operativo in 1 giorno e configurato con i Suoi servizi, professionisti e orari.
Una voce della cartella non si modifica né si elimina. Se bisogna correggerla, se ne aggiunge un’altra che rimanda a quella corretta, ed entrambe restano visibili con la loro data e il loro autore.
Allergie, farmaci, anamnesi, mobilità ridotta o tutore legale. Compaiono in rosso all’apertura della scheda e li vedono solo il titolare, l’editor e il professionista collegato.
Questionari con punteggio su dolore, ansia o qualità della vita, con il risultato salvato nella scheda e il confronto con la visita precedente.
La scheda si crea automaticamente quando si fissa l’appuntamento. La ricerca funziona anche senza accenti e il pannello avvisa quando due schede sembrano la stessa persona, per unirle dato per dato.
Giorno, settimana e mese, una colonna per medico e trascinamento per spostare un appuntamento. Gli ambulatori e le cabine si prenotano a parte, come risorse, oltre all’agenda.
Fino a sei promemoria per appuntamento, ciascuno con il suo testo e la sua ora, e un link perché il paziente annulli finché c’è margine. La scheda conserva il rischio di assenza di ogni paziente.
Risposte ai dubbi più frequenti prima di richiedere una dimostrazione.
No. I dati sanitari sono conservati cifrati nella scheda e non vengono trasmessi all’agente né ad alcun modello di intelligenza artificiale. Per fissare un appuntamento gli bastano l’agenda, i servizi e il telefono di chi chiama. Per ogni dato che arriva da un Suo sistema, Lei decide se l’agente lo dice, se lo dice solo quando glielo chiedono, se conferma le ultime quattro cifre, se gli serve soltanto per identificare la persona o se non lo comunica mai.
Sì. Appena la chiamata riceve risposta, sente un annuncio che glielo indica, in conformità al Regolamento (UE) 2024/1689 sull’intelligenza artificiale (art. 50). Non può essere disattivato: senza di esso, il centralino non risponde alla chiamata. Se il paziente preferisce parlare con una persona, l’agente trasferisce la chiamata a chi è disponibile in quel momento.
Solo se Lei la attiva: la registrazione è disattivata per impostazione predefinita e non inizia finché non è stato emesso l’avviso di registrazione. Lei decide per quanto tempo si conservano le trascrizioni, tra sette giorni e tre anni; le registrazioni senza un periodo definito vengono eliminate dopo trenta giorni. Ogni volta che qualcuno ascolta una registrazione, resta registrato chi è stato e quando.
Con qualsiasi gestionale clinico dotato di API: l’integrazione è pronta in un massimo di 3 settimane e la consulenza di integrazione è gratuita. Disponiamo già di connettori per HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive e Odoo, tra gli altri. I dati che cambiano spesso si consultano durante la chiamata, senza salvarne una copia. La sincronizzazione con Google Calendar e Microsoft 365 non è ancora disponibile; oggi l’agenda di riferimento è quella del pannello.
Piano unico da 120 € + IVA al mese, con 1.000 minuti di conversazione inclusi. Il minuto aggiuntivo costa 0,65 € + IVA. Lo rendiamo operativo in 1 giorno, le integrazioni aggiuntive sono pronte in un massimo di 3 settimane e la consulenza di integrazione è gratuita.
Configuriamo la dimostrazione con i Suoi servizi (durata e prezzo), l’orario di ogni professionista e le informazioni che desidera che l’agente fornisca, e Le mostriamo la chiamata che ne risulta. Non ci serve alcun dato dei Suoi pazienti.
Piano unico: 120 € + IVA al mese con 1.000 minuti inclusi · minuto aggiuntivo 0,65 € + IVA · operativo in 1 giorno · consulenza di integrazione gratuita