Vergibt, verschiebt und sagt Termine ab
Er arbeitet in Ihrem echten Kalender und bietet nur verfügbare Zeiten an. Der Termin wird noch während des Anrufs bestätigt, ohne dass ein Rückruf zur Bestätigung nötig ist.
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Funktionen des KI-Sprachagenten
Funktionen des KI-Sprachagenten: Termine, Anfragen, Zahlungen und Lead-Gewinnung im selben Anruf
Gestión Smart nimmt die Anrufe Ihres Unternehmens in sechs Sprachen an, vergibt Termine in Ihrem echten Kalender, legt Anfragen mit Lösungsfrist an, kassiert noch während des Anrufs und erfasst jeden potenziellen Kunden in Ihrem Vertriebstrichter. Danach prüfen Sie jedes Gespräch Runde für Runde: was der Agent nachgeschlagen hat und wer für welchen Vorgang zuständig ist.
In 1 Tag einsatzbereit · Kostenlose Integrationsberatung
4 hAutomatisch zugewiesene Lösungsfrist
6Pro Termin höchstens, mit Link zum Absagen
10-12 sAufnahme, mit ausdrücklicher Einwilligung der Person
5Zum Vergeben von Lese- und Bearbeitungsrechten
Erledigt jedes Anliegen noch während des Anrufs
Während des Gesprächs schaut der Agent in den Kalender und in Ihre Systeme und erledigt vor dem Auflegen alles, was sich im Anruf erledigen lässt.
„Praxis Soler, guten Tag. Sie sprechen mit einem KI-Assistenten. Wie kann ich Ihnen helfen?“
„Ich hätte gern einen Termin für eine Kontrolle, wenn möglich am Donnerstagvormittag.“
„Am Donnerstag um 10:00 Uhr bei Frau Dr. López. Der Termin ist reserviert, und ich schicke Ihnen eine Erinnerung.“
Das Zeitfenster um 10:00 Uhr war frei, bevor es angeboten wurde, und wird bei der Bestätigung blockiert.
Erkennt Anrufer an ihrer Nummer
Steht die Nummer bereits in einer Akte, spricht er den Kunden mit Namen an und kennt seine früheren Anfragen, damit er sein Anliegen nicht noch einmal schildern muss. Wenn nicht, legt er die Akte während des Anrufs an.
Fragt Ihre Systeme in Echtzeit ab
Rechnungen, offene Beträge, Verfügbarkeit, Verträge oder der Datensatz in Ihrem CRM: Der Agent fragt sie im Moment in Ihrem System ab und behält keine Kopie dieser Daten.
Erfasst Anfragen mit Referenznummer
Der Kunde beendet den Anruf mit einer Referenznummer, und die Anfrage erscheint mit bereits zugewiesener Lösungsfrist in Ihrem Posteingang.
Leitet den Anruf an Ihr Team weiter
Wenn das Anliegen eine Person erfordert, leitet er den Anruf an die Person weiter, die laut ihrem Profil verfügbar ist. Nimmt niemand ab, kann der Anrufer eine Nachricht hinterlassen, und das Gespräch mit dem Agenten bleibt mit seinem Transkript im Panel.
Passt den Tonfall an und respektiert Unterbrechungen
Erkennt er, dass der Kunde verärgert ist, antwortet er mit einer einfühlsameren Stimme. Wird er unterbrochen, hört er auf zu sprechen und hört zu.
Jeder Verkaufsanruf ein qualifizierter Lead
Jeder Verkaufsanruf wird als Lead auf einem Board mit sechs Phasen erfasst, vom ersten Kontakt bis zum gewonnenen Kunden. Der Agent fragt nach der Branche und dem Bedarf des Anrufers; die KI fasst jeden Lead zusammen, schlägt vor, was für das Gespräch vorzubereiten ist, und zeigt Ihnen, wo Verkäufe verloren gehen.
Der Agent erfragt bis zu acht Angaben zu jedem potenziellen Kunden, und jeder neue Lead wird per WhatsApp an bis zu fünf Handys gemeldet. Ob ein Verkauf gewonnen oder verloren ist, entscheidet immer eine Person aus Ihrem Team. Im Tarif von 120 € zzgl. MwSt. im Monat enthalten.
Aus jedem Verkaufsanruf ein qualifizierter Lead
Der Agent erfasst jeden potenziellen Kunden in der Phase „Aufmerksamkeit“, mit Branche, Bedarf und der Stärke seines Interesses, ohne dass jemand etwas eintippen muss, und benachrichtigt Ihr Team per WhatsApp.
Trichterdiagnose mit KI
Mit einem Klick prüft die KI die Unterhaltungen im gesamten Trichter und zeigt Ihnen, wo Verkäufe verloren gehen, bei wie vielen Leads das passiert und was jetzt zu tun wäre.
Kalender pro Fachkraft und Akte jedes Kunden
Eine Spalte pro Fachkraft, Kundenakten, die automatisch entstehen, und geplante Erinnerungen, damit kein Termin unbesetzt bleibt.
Eine Spalte pro Fachkraft
Der ganze Arbeitstag auf einen Blick, mit den Arbeitszeiten und Leistungen jeder Fachkraft. Termine außerhalb der Arbeitszeiten werden nicht angenommen, weder am Telefon noch im Panel.
Demnächst: Synchronisierung mit Kalendern anderer Anbieter.
Automatische Kundenakten
Jeder Anruf legt die Kundenakte an oder aktualisiert sie. Duplikate werden erkannt, und eine Person aus dem Team führt sie zusammen und wählt dabei Feld für Feld aus. Kunden, die häufig nicht erscheinen, sind schon vor der Terminbestätigung mit Risiko des Nichterscheinens markiert.
Bis zu sechs Erinnerungen pro Termin
Sie werden automatisch zu der von Ihnen gewählten Uhrzeit versendet und enthalten einen Link, über den der Kunde selbst absagen kann. Rechtzeitig abgesagte Termine sind im Kalender wieder frei.
Leistungen, Dauer und Preise
Der Agent vergibt jeden Termin mit der richtigen Dauer, weil er die gewünschte Leistung, ihre Dauer und ihren Preis kennt. Jede Änderung, die Sie im Panel vornehmen, gilt ab dem nächsten Anruf.
Derselbe Agent, auch per WhatsApp
Ihre Kunden können auch schreiben. Der Agent antwortet per WhatsApp mit demselben Wissen und denselben Werkzeugen wie am Telefon: Er schaut in den Kalender, vergibt den Termin, legt die Anfrage an und schickt den Zahlungslink. Die schriftliche Unterhaltung endet wie ein Anruf: mit erledigtem Anliegen.
Per WhatsApp werden auch Terminbestätigungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen über Sprachnachrichten versendet, von der Nummer Ihres Unternehmens oder von unserer. Im Tarif von 120 € zzgl. MwSt. im Monat enthalten.
Wenn eine Unterhaltung persönliche Betreuung braucht, übernimmt Ihr Team sie im Posteingang: Sie wird einer Person zugewiesen, mit Labels versehen und im Namen des Unternehmens beantwortet, mit der Kundenakte im Blick.
Jede Anfrage mit Person und Frist
Der Agent erfasst die Anfrage während des Anrufs, oder Ihr Team legt sie im Panel an. Die Priorität bestimmt die Frist, und die dringendsten Anfragen stehen immer ganz oben in der Liste.
Jede Anfrage mit zuständiger Person und Frist
Die Priorität legt die Frist automatisch fest (4 h, 24 h, 72 h oder 7 Tage), überfällige Anfragen stehen ganz oben, und der Kunde sieht den Stand seiner Anfrage über einen privaten Link, ohne noch einmal anrufen zu müssen.
Lösungsfristen nach Priorität
Die Frist wird beim Anlegen der Anfrage automatisch zugewiesen, je nach ihrer Priorität.
Anfragen, die ihre Frist überschreiten, werden oben in der Liste hervorgehoben.
| Priorität | Frist |
|---|---|
| Dringend | 4 Stunden |
| Hoch | 24 Stunden |
| Normal | 72 Stunden |
| Niedrig | 7 Tage |
Kunden sehen den Stand ohne Rückruf
Jede Anfrage hat eine Seite mit privatem Link, die die Referenz, den Status (eingegangen, in Bearbeitung oder gelöst), das Eröffnungsdatum und die Lösungsfrist zeigt. Einsehen kann sie nur, wer den Link hat.
- Weniger Anrufe mit der Frage nach dem Stand eines Anliegens.
- Mit sichtbarer Telefonnummer des Unternehmens, falls der Kunde lieber mit einer Person sprechen möchte.
- Ohne Registrierung, ohne Passwort und ohne eine App zu installieren.
Sie bestimmen, was er sagt
Der Agent wird im Panel eingerichtet und getestet und erst veröffentlicht, wenn Sie ihn freigeben. Keine Änderung erreicht die Anrufe, ohne diesen Prozess zu durchlaufen.
Testen Sie ihn vor der Veröffentlichung
Jeder Agent wird direkt im Panel getestet: Sie sprechen mit ihm, hören seine Antworten und passen an, was nötig ist. Änderungen gelten für die Leitung erst, wenn Sie sie veröffentlichen.
Die Stimme Ihres Teams, mit 10-12 Sekunden Aufnahme
Es genügt, 10 bis 12 Sekunden einer Person aus Ihrem Team aufzunehmen, mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung und mit Nachweis, wer wann aufgenommen hat. Jede Stimme kann außerdem eine einfühlsamere Variante für schwierige Gespräche haben.
Wissen und Integrationen
Sie können das Wissen selbst verfassen, aus Ihren Dokumenten importieren oder den Agenten an Ihr System anbinden, damit er es in Echtzeit abfragt. Informationen, die sich oft ändern, etwa Beträge, offene Forderungen oder Verfügbarkeit, werden im Moment abgefragt und nicht gespeichert. Wir sind mit Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM, Pipedrive, Odoo, monday.com, Holded, Zendesk und WooCommerce integriert und mit jedem System, das eine API hat. Zusätzliche Integrationen sind in höchstens 3 Wochen fertig, und die Integrationsberatung ist kostenlos.
Kontrolle über jede Angabe, die der Agent weitergibt
Für jedes Feld aus Ihrem System wählen Sie eine von fünf Optionen: Der Agent gibt es weiter; er gibt es nur auf Nachfrage weiter; er bestätigt nur die letzten vier Ziffern; es dient ausschließlich zur Prüfung, ob der Anrufer der Inhaber ist; oder es verlässt Ihr System nie. Sie können außerdem verlangen, dass sich der Kunde identifiziert, bevor er irgendeine Angabe erhält.
Kassieren Sie während des Anrufs
Die Anzahlung für eine Reservierung, eine bereits erfolgte Inspektion oder der Monatsbeitrag: Der Agent wickelt die Zahlung im selben Anruf ab.
Kassieren Sie während des Anrufs
Der Agent schickt den Zahlungslink noch während des Anrufs auf das Handy des Kunden, damit er bezahlen kann, ohne aufzulegen. Er kann auch telefonisch per Karte kassieren oder einen Beitrag anlegen, und jede Zahlung ist mit ihrem Anruf und ihrem Termin verknüpft.
Zahlungslink während des Anrufs
Der Agent schickt den Link noch während des Anrufs auf das Handy des Kunden: Er kann bezahlen, ohne aufzulegen, und dem Agenten jede Frage stellen.
Kartenzahlung am Telefon
Für Kunden, die lieber keine Links nutzen. Von der Karte werden nur die letzten vier Ziffern gespeichert.
Beiträge und Sitzungspakete anlegen
Monatsbeiträge und Sitzungspakete, die während des Anrufs angelegt und danach in jeder Periode automatisch kassiert werden.
Jede Zahlung, mit ihrem Anruf verknüpft
Von jeder Buchung gelangen Sie zum Gespräch, aus dem sie stammt, und zum zugehörigen Termin; das beschleunigt den Kassenabschluss.
Bei offenen Zahlungen rufen die ausgehenden Kampagnen Ihre Kunden an oder schreiben ihnen per WhatsApp: Sie prüfen den Kontoinhaber, senden den Zahlungslink und erfassen jeden Vorgang. Auch für Angebote und Aktionen. Modul im Tarif enthalten.
Prüfen Sie Ihre Zahlen und jede Änderung
Volle Transparenz über die automatisierte Anrufannahme: wie sich Ihr Unternehmen entwickelt, wie der Vertrieb vorankommt und was in jedem Anruf geschah.
Abfragen Ihrer Daten in natürlicher Sprache
Schreiben Sie die Frage so, wie Sie sie laut stellen würden, und Sie erhalten die Zahl mit ihrer Aufschlüsselung. Die Berechnung übernimmt der Server auf Grundlage Ihrer Daten: Das Modell interpretiert die Frage, erzeugt aber nicht die Zahlen.
„Wie viele Termine hat der Agent letzte Woche telefonisch vergeben?“
128 Termine aus 194 angenommenen Anrufen; 9 wurden danach abgesagt.
Lässt sich die Frage mit Ihren Daten nicht beantworten, wird das angezeigt, statt eine Antwort zu improvisieren.
Änderungsprotokoll
Wer was wann geändert hat: das Skript eines Agenten, einen Preis, Öffnungszeiten oder die Frist einer Anfrage. Jede Änderung wird mit Name und Uhrzeit protokolliert, ebenso jedes Anhören einer Aufzeichnung.
- Fünf Zugriffsrollen: Inhaber, Bearbeiter, Nur Lesen, Abrechnung und das Team der Plattform.
- Jeder Anruf speichert seine Runden, die Zeit jeder Antwort und die Abfragen des Agenten.
Virtuelle Telefonanlage
Begrüßungsansage, Stimme, Nebenstellen, Gruppen und Verhalten bei belegten Leitungen, alles auf einer Seite und von Ihnen selbst änderbar, ohne auf einen Techniker angewiesen zu sein.
Begrüßungsansage mit Ihrer Stimme
Sie wird einmal aufgenommen und bei jedem Anruf abgespielt, unmittelbar nach dem KI-Hinweis.
Wenn alle Leitungen besetzt sind
Sie entscheiden, was passiert: Warteschlange in der Reihenfolge des Eingangs, Mailbox oder beides.
Nebenstellen und Gruppen
Die Telefone Ihres Teams, nach Abteilung oder Standort geordnet, mit den Zeiten, zu denen jede Person Anrufe annimmt.
Weiterleitung an eine Person
Wenn der Kunde mit einer Person sprechen möchte, wird der Anruf an die Person weitergeleitet, die gerade verfügbar ist.
Testen Sie den Agenten mit Ihrem Kalender
Wir richten einen Agenten mit Ihren Leistungen und Öffnungszeiten ein. Sie rufen an, vereinbaren einen Termin, verschieben ihn und fragen nach einer Rechnung; danach sehen Sie sich das ganze Gespräch im Panel an.
Tarif ansehen: 120 € zzgl. MwSt. im Monat
In 1 Tag einsatzbereit · 1.000 Minuten inklusive · Zusätzliche Minute: 0,65 € zzgl. MwSt. · Kostenlose Integrationsberatung