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Privacidad y seguridad: usted decide qué se graba y cuánto tiempo se conserva
Privacidad, RGPD y Reglamento europeo de IA
Gestión Smart atiende las llamadas de negocios que tratan datos de sus clientes: citas, teléfonos, facturas y, en las clínicas, historias clínicas que deben permanecer protegidas. Esta página describe cómo está configurado hoy el sistema y qué puede ajustar usted desde el panel.
Gestión Smart informa en cada llamada de que atiende una inteligencia artificial, como exige el Reglamento europeo de IA; no graba audio salvo que el negocio lo active; conserva transcripciones y grabaciones entre 7 días y 3 años, según decida el negocio, y firma un contrato de encargo de tratamiento antes de la primera llamada.
Estamos en proceso de certificación ISO/IEC 27001 y no mostraremos ningún sello hasta obtenerla. Esta página describe las medidas que aplica hoy el sistema y lo que queda registrado.
Última actualización: 3 de octubre de 2026
El Reglamento europeo de inteligencia artificial (Reglamento (UE) 2024/1689) obliga a informar a quien llama de que está hablando con una inteligencia artificial. En Gestión Smart, esa locución se reproduce desde la centralita antes de que intervenga el agente, y no puede desactivarse desde el panel ni excluirse por contrato.
Al inicio de la llamada, el cliente escucha que le atiende una inteligencia artificial en nombre de su negocio. El texto incluye el nombre del negocio; su reproducción es siempre obligatoria.
«Le atiende un asistente de inteligencia artificial de [su negocio]…»
Un negocio recién dado de alta no graba audio: dispone únicamente de la transcripción de cada llamada. Si necesita el audio, puede activar la grabación desde el panel.
La primera informa de que atiende una IA y suena en todas las llamadas. La segunda informa de que la llamada se graba y solo es necesaria si usted activa la grabación. El panel no permite activar la grabación sin esa segunda locución.
Desde que suena el teléfono hasta que se eliminan sus datos.
Una asesoría puede necesitar conservar los datos tres años; una peluquería, un mes. El plazo se indica en días en la pantalla de cumplimiento y, a partir de ahí, el borrado es automático. El panel ofrece 30, 90 y 365 días como opciones rápidas. La historia clínica, si su centro la gestiona en el panel, se conserva durante el plazo que exige la ley.
Se conservan durante el plazo que usted fije, entre 7 días y 3 años. Al vencer, se eliminan automáticamente junto con las notas que el agente tomó durante la conversación.
30 días. Es el plazo que se aplica mientras no se fije otro, para evitar que un olvido genere un archivo de audio sin límite.
El propietario, desde el panel, y el cambio queda registrado con su nombre y la hora. Los demás perfiles pueden ver el plazo, pero no modificarlo.
Al vencer el plazo, el audio y el texto se eliminan automáticamente y no pueden recuperarse desde ninguna pantalla.
El agente necesita saber que a las 11:30 hay disponibilidad con la doctora Soler, pero no el motivo de la consulta. El sistema está diseñado para que no pueda acceder a esa información.
Las conexiones con el panel y con su software van cifradas. Los datos de salud, los datos sensibles de las fichas y las credenciales se guardan cifrados con una clave propia de cada negocio. Las credenciales permanecen en el servidor: no se envían al navegador, no aparecen en el código de la página y nadie puede verlas en el panel una vez guardadas.
DNI protegido Se guarda cifrado en la ficha del cliente y en el panel solo lo ven los perfiles autorizados.
Los diagnósticos, síntomas y tratamientos no se facilitan al agente telefónico ni llegan a ningún modelo de lenguaje. Si su centro utiliza la historia clínica y los avisos clínicos del panel (alergias, antecedentes, medicación), esos datos se guardan cifrados, solo con el consentimiento registrado del paciente, y únicamente los ve el personal autorizado.
Datos que sí utiliza el agente La hora disponible, el profesional, el nombre del servicio y el número de la cita.
Cuando una persona otorga su consentimiento, el sistema registra la fecha y el canal: si lo dio durante la llamada o lo firmó en recepción. Lo mismo se aplica a la voz clonada de un profesional, que requiere su autorización expresa antes de utilizarse.
Constancia para su expediente La ficha muestra la fecha y el canal, listos para incorporarlos a un expediente.
Quien factura no necesita leer una ficha, y quien consulta el historial de llamadas no necesita ver un DNI. Esta es la tabla de permisos predeterminada.
Deslice la tabla lateralmente para ver todas las columnas.
Nuestro equipo solo accede cuando usted abre una incidencia y es necesario revisar lo ocurrido. Cada cambio que hagamos y cada grabación que escuchemos aparecen en su registro de actividad con nuestro nombre, igual que los de cualquier miembro de su equipo.
| Perfil | Agenda y citas | Fichas de cliente | Grabaciones | Facturación | Registro de actividad |
|---|---|---|---|---|---|
| Propietario | Todo | Todo | Escucha y define el plazo | Todo | Acceso completo |
| Editor | Crea, cambia y cancela | Crea y edita | Escucha y lee | Sin acceso | Sin acceso |
| Solo lectura | Solo consulta | Consulta, con los datos sensibles ocultos | Lee la transcripción, sin audio | Sin acceso | Sin acceso |
| Facturación | Solo fecha y servicio | Sin acceso | Sin acceso | Todo | Sin acceso |
| Equipo de la plataforma | Solo con una incidencia abierta | Solo con una incidencia abierta | Solo con una incidencia abierta | Solo la propia, para emitir la factura | Su actividad queda registrada |
Muchos incidentes de protección de datos empiezan con un acceso indebido. Por eso el sistema registra, además de los cambios, cada escucha de una grabación y cada consulta de la historia clínica.
Cada reproducción de una grabación queda registrada: quién la escuchó, de qué llamada se trata y a qué hora. Si alguien pregunta quién escuchó una conversación, la respuesta está en el panel.
Ejemplo
09:22 · Consulta la historia clínica de la ficha #48102 Ana G. · editor
09:24 · Escucha grabación de la llamada #8831 Luis M. · propietario
Mover una cita, fusionar fichas duplicadas, modificar un precio o acortar el plazo de conservación queda registrado con su autor y la hora. El registro no puede borrarse desde el panel.
Trazabilidad ante cualquier reclamación Si un cliente presenta una reclamación, el registro muestra qué se le comunicó por teléfono, quién lo modificó después y a qué hora.
El panel los verifica y marca la línea como incompleta mientras falte alguno.
Usted es el responsable del tratamiento de los datos de sus clientes y nosotros actuamos como encargados. El contrato establece qué tratamientos realizamos, cuáles no y qué ocurre con los datos si decide darse de baja. Se firma antes de la primera llamada real.
Necesitamos conocer al titular del número que vamos a atender. Así evitamos activar un número que no le pertenece, y la responsabilidad sobre esa línea queda clara desde el primer día.
Sí. El Reglamento europeo de inteligencia artificial (Reglamento (UE) 2024/1689, artículo 50) obliga a informar a quien llama de que habla con una inteligencia artificial. En Gestión Smart, esa locución se reproduce desde la centralita al inicio de la llamada, antes de que intervenga el agente.
No. El panel no permite desactivarlo y tampoco puede excluirse por contrato. Sin esa locución, la centralita no atiende la llamada.
No, salvo que el negocio active la grabación. Por defecto está desactivada: un negocio recién dado de alta dispone de la transcripción de cada llamada, pero no del audio. Además, el sistema comprueba que la locución de grabación se ha reproducido antes de guardar un solo segundo.
Lo decide el negocio, entre 7 días y 3 años, indicando el plazo en días en la pantalla de cumplimiento. Las grabaciones sin plazo definido se eliminan a los 30 días. Al vencer el plazo, el audio y el texto se eliminan automáticamente y no pueden recuperarse desde ninguna pantalla.
No. Los diagnósticos, síntomas y tratamientos no se facilitan al agente telefónico ni a ningún modelo de lenguaje. Si su centro utiliza la historia clínica del panel, se guarda cifrada, con el consentimiento registrado del paciente; solo la ve el personal autorizado y se conserva durante el plazo que exige la ley. El agente solo maneja la hora disponible, el profesional, el nombre del servicio y el número de la cita.
Solo los perfiles con ese permiso, de los cinco que incluye el sistema. Cada escucha de una grabación y cada consulta de la historia clínica quedan registradas con el nombre de la persona y la hora.
Todavía no. Estamos en proceso de certificación ISO/IEC 27001 y no mostraremos ningún sello hasta obtenerla. No disponemos de SOC 2. Hoy le ofrecemos las medidas que aplica el sistema y su registro: aviso de IA obligatorio, grabación desactivada por defecto, plazos de conservación que fija el negocio, cifrado de los datos sensibles, cinco perfiles de acceso y registro de actividad.
Sí. Antes de la primera llamada real se firma el contrato de encargo de tratamiento previsto en el artículo 28 del RGPD: usted es el responsable del tratamiento de los datos de sus clientes y Gestión Smart actúa como encargado.
Para su asesoría o su delegado de protección de datos
Le enviamos por correo el modelo de contrato de encargo de tratamiento y la relación de medidas técnicas y organizativas. Solicítelos desde el formulario de contacto e indíquelo en el mensaje.